৩। দ্বিতীয় ধাপঃ

ডিজিটাইজেশনের জন্য আপনার কর্মীদের প্রস্তুত করা

Phase 1 Illustration

২.০ আমি কিভাবে বেতন ডিজিটাইজেশনের একটি কর্ম পরিকল্পনা তৈরি করতে পারি?

প্রথম ডিজিটাল পে-রোল
পুরো জনশক্তির ২৫ শতাংশের বেশি নয়

প্রযুক্তি নিয়ে যাদের জ্ঞান আছে। যাদের নিজেদের আগে থেকে একাউন্ট আছে

পরবর্তী ধাপ

দ্বিতীয় ডিজিটাল পে ডেঃ
পুরো জনশক্তির ৫০ শতাংশের বেশি নয়

  • শিক্ষিত এবং দ্রুত শিখতে পারে এমন শ্রমিক
  • তরুণ শ্রমিক
  • হিসাব খোলার জন্য সঠিক নথিপত্র থাকা শ্রমিক
পরবর্তী ধাপ

হিসাব খোলার জন্য সঠিক নথিপত্র থাকা শ্রমিক
পুরো জনশক্তির ৭৫ শতাংশের বেশি নয়

  • কম শিক্ষিত শ্রমিক
  • যাদের সঠিক নথি পেতে সময় লাগবে
পরবর্তী ধাপ

তৃতীয় ডিজিটাল পে ডেঃ
পুরো জনশক্তি

  • সবচেয়ে দুর্বল শ্রমিকগন
সম্পূর্ণ
গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ
  • সময় নিয়ে পর্যায়ক্রমে ডিজিটাইজেশন পরিকল্পনা করুন
  • কর্ম পরিকল্পনা গ্রহণের পরপরই হিসাব খোলার জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংগ্রহ করতে শুরু করার জন্য কর্মীদের উত্সাহিত করুন

২.১ আমি কিভাবে ফ্লোরের লাইন পরিচালনায় নিয়োজিতদের ও শ্রমিকদের এই প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করবো?

i. ফ্লোরের লাইন পরিচালনায় নিয়োজিতদের ডিজিটাইজেশন নিয়ে অবহিত এবং প্রস্তুত করুন

ফ্যাক্টরি ডিজিটাইজ করার সময় ব্যবস্থাপকদের অবহিত করা, প্রস্তুত করা এবং তাদের সহায়তা নিশ্চিত করা অপরিহার্য। নগদ থেকে ডিজিটাইজড রূপান্তরের সফলতা নির্ভর করে তাদের উপর। তাছাড়া বেতন প্রদানের সময় শ্রমিকদের আশ্বাস প্রদান এবং শ্রমিকদের কীভাবে তাদের হিসাবগুলি ব্যবহার করতে হয় তা বুঝতে সহায়তা করার ক্ষেত্রেও এরা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

    ফ্লোরের লাইন পরিচালনায় নিয়োজিতদের সাথে মিটিং এর আলোচ্যসূচি
  1. ডিজিটাইজেশনের গুরুত্ব এবং সুবিধা
  2. অন্য যে সকল ফ্যাক্টরি সফলভাবে ডিজিটাইজেশন বাস্তাবায়ন করেছে তাদের গল্প বলা
  3. নতুন পে রোল পদ্ধতি, হিসাবে ধরন, চার্জের পরিমাণ এবং ডিজিটাইজেশনের সময়সীমা
  4. ডিজিটাইজেশনে রূপান্তরের সময় সহায়তা করা এবং শ্রমিকদের কিভাবে এই নতুন হিসাব ব্যবহার করা লাগবে সেই বিষয়ে প্রশিক্ষণ দেয়

ii. শ্রমিকদের অবহিত করুন

টাউনহল মিটিং পরিচালনা করুন

আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীদের সহযোগিতায় দুটি টাউনহল মিটিং পরিচালনা করুনঃ

    প্রথম টাউনহল মিটিং এর সম্ভাব্য আলোচ্যসূচিঃ শ্রমিকদের ডিজিটাইজেশন নিয়ে অবহিত করা
  1. ডিজিটালি বেতন প্রদান এবং তার সুবিধাসমূহ
  2. ডিজিটাইজেশনের সময়সীমা
  3. হিসাব খোলার জন্য প্রক্রিয়া এবং প্রয়োজনীয় নথিসমূহ
  4. আর্থিক পরিষেবা প্রদানকারীর সাথে পরিচয় এবং পুরো ডিজিটাইশেনএর সময় একজন দায়িত্ববান কর্মচারী যোগাযোগের জন্য নির্বাচন করা
  5. প্রশ্ন-ঊত্তর পর্ব
    দ্বিতীয় টাউনহল মিটিং এর সম্ভাব্য আলোচ্যসূচিঃ শ্রমিকদের নতুন পে রোল নিয়ে প্রস্তুত করা
  1. কিভাবে এই নতুন হিসাব ব্যবহার করবে
    • হিসাবে প্রবেশ করা
    • ব্যলেন্স চেক করা
    • ক্যাশ ইন/আউট
    • টাকা স্থানান্তর করা
  2. ডিজিটাইজেশনের সময়সীমা
  3. হিসাব খোলার জন্য প্রক্রিয়া এবং প্রয়োজনীয় নথিসমূহ
  4. আর্থিক পরিষেবা প্রদানকারীর সাথে পরিচয় এবং পুরো ডিজিটাইশেনএর সময় একজন দায়িত্ববান কর্মচারী যোগাযোগের জন্য নির্বাচন করা
  5. প্রশ্ন-ঊত্তর পর্ব

সফল টাউনহল মিটিং আয়োজন করুন

গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ
  • সচেতনতা বাড়াতে পোস্টার এবং অন্যান্য উপকরণ ব্যবহার করুন – আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীদের কোন পোস্টার থাকলে তা আপনাদেরকে দিতে বলুন
  • নতুন পে-রোল সিস্টেমের সুবিধা, বৈশিষ্ট্য এবং জালিয়াতি প্রতিরোধে কি কি করণীয়, এগুলো ঠিক বেতন প্রদানের আগের দিন সাউন্ড সিস্টেমে ঘোষণা করুন
  • বিভিন্ন ধরণের আর্থিক সেবা ও আর্থিক সক্ষমতা বৃদ্ধির জন্য শ্রমিকদের বিভিন্ন প্রশিক্ষণ প্রদান করুন - যেমন বিএসআর হারফাইনান্স প্রশিক্ষণ
  • শ্রমিকদের অংশগ্রহণ ও জ্ঞানের পরিধি বাড়ানোর জন্য এই প্রশিক্ষণ অংশে থাকা ডিজিটাল প্রশিক্ষণটি ব্যবহার করুন

মহিলা শ্রমিকদের প্রয়োজন বিবেচনা করুন এবং সহায়তা প্রদান করুন

মহিলাদের জন্য চ্যালেঞ্জ প্রস্তাবিত সমাধান
তাদের আর্থিক পরিসেবা ব্যবহার করার সম্ভাবনা কম। খুব দ্রুত শিখতে পারে এবং যাদের অন্যের সাথে যোগাযোগে করার দক্ষতা বেশি এমন মেয়েদের ছোট একটি দলকে প্রশিক্ষণ দেয়া যাতে তারা তাদের সহকর্মীদের সহযোগিতা করতে পারে।
কিছু মহিলা শ্রমিক তাদের বেতনের কিছু অংশ পরিবারের কাছে হস্তান্তর করার আগে লুকিয়ে রাখছেন। ডিজিটাল মজুরির বর্ধিত স্বচ্ছতা কারণে তাদের এমন করতে হচ্ছে। কিছু কিছু ক্ষেত্রে পরিবারগুলি যদি এই ব্যাপারটি জানতে পারে তাহলে তারা এই শ্রমিকদের ক্ষতি করতে পারে। দুর্বল শ্রমিকদের সনাক্ত করুন এবং তাদের অতিরিক্ত সহায়তা প্রদানের জন্য টাস্কফোর্স এবং আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীর সহযোগিতা নিন। প্রয়োজনে আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীদের সাথে নতুন ফিচার সংযোজন করা নিয়ে কাজ করুন। মহিলা শ্রমিকদের হারফিনান্স প্রশিক্ষণ প্রদান করুন যার মধ্যে পরিবারের সাথে আর্থিক বিষয়াদি সম্পর্কে কিভাবে কথা বলা যায় তা নিয়ে একটি মডিউল অন্তর্ভুক্ত রয়েছে । চিহ্নিত করুন, সহিংসতার ঝুঁকিতে থাকা মহিলা শ্রমিকদের সমর্থন করার জন্য কাদের সহযোগিতা প্রয়োজন ।
কিছু মহিলার আর্থিক পরিসেবাগুলি ব্যবহারের জন্য তাদের স্বামী বা বাবার অনুমতি নেয়ার প্রয়োজন হতে পারে। চিঠি প্রস্তুত করুন যাতে উল্লেখ করা হয় যে ফ্যাক্টরির শ্রমিকদের তাদের বেতন প্রাপ্তির জন্য আর্থিক হিসাব খুলতে হবে। তাদের কাজের প্রয়োজনে একটি হিসাব ব্যবহার করা দরকার- এই নিমিত্তে চিঠি প্রদান করা হলে পরিবারের থেকে আসা বাধা কমে যাবে।

শ্রমিক প্রতিনিধিদের সাথে সংযুক্ত হন

শ্রমিক প্রতিনিধিরা পুরো ব্যাপারটির সাথে সম্পৃক্ত আছেন কি না তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। তাদের কে উদ্বোধনী সভায় আমন্ত্রণ জানান এবং ডিজিটাইজেশনের সুবিধাগুলি ব্যাখ্যা করুন এতে শ্রমিকদের মাঝে আস্থা ও বিশ্বাস তৈরি হবে।

২.২ শ্রমিকদের হিসাব খোলার ক্ষেত্রে কোন ব্যাপারগুলো বিবেচনায় রাখা দরকার?

শ্রমিকদের হিসাব খোলার জন্য সঠিক নথি পেতে প্রকল্প পরিচালকের উচিত আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারী, মানব সম্পদবিভাগ এবং ব্যবস্থাপকদের সাথে কাজ করা।

যে প্রশ্নগুলোর মুখোমুখি হতে পারেন

২.৩ কিভাবে পে রোল প্রস্তুত করবেন

কোন শ্রমিকরা প্রথম ব্যাচের অংশ হবে তা সিদ্ধান্ত নিন

প্রকল্প পরিচালক হিসাব রক্ষণ বিভাগের ব্যবস্থাপকের সাথে বসে নির্ধারণ করবেন যে কতজন শ্রমিক, কোন বিভাগ / উত্পাদন লাইনটি কোন ক্রমে ডিজিটালাইজড হবে।

হিসাব নম্বরসহ শ্রমিকদের একটি তালিকা তৈরি করুন

হিসাব রক্ষণ ব্যবস্থাপক প্রতিটি শ্রমিকের নাম, ফ্যাক্টরির আইডি নম্বর, লাইন, বিভাগ, হিসাব নম্বর এবং হিসাবের বর্তমান অবস্থা সহ মাসিক আপডেট করা একটি ডাটাবেস রক্ষা করবেন।

শ্রমিকদের হিসাবের বিশদ বিবরণএবং ফোন নম্বরগুলি সুরক্ষিত, গোপনীয় ফাইলে রাখা অপরিহার্য কারণ ভুল হাতে পড়লে এই তথ্য জালিয়াতির জন্য ব্যবহার করা হতে পারে। আর্থিক পরিসেবা প্রদানাকারীকে এই ফাইল পাঠালে হলে অবশ্যই পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত অবস্থায় পাঠাতে হবে।

গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ
  • পে রোল প্রস্তুতের সময় ছোটখাটো বিষয় ও শেষ সময়সীমার দিকে খেয়াল রাখা লাগবে
  • শ্রমিকদের হিসাব নম্বর সন্নিবেশ করানোর জন্য এবং তা পর্যালোচনা করার জন্য কমপক্ষে দু'জন ব্যক্তি একসাথে কাজ করার বিষয়টি নিশ্চিত করুন
  • বিলম্ব এড়ানোর জন্য আর্থিক পরিসেবা সরবরাহকারীর সাথে শ্রমিকদের তথ্য সঠিক সময়ে পাঠানো নিশ্চিত করুন

কেবলমাত্র শ্রমিকদের সক্রিয় হিসাবেই অর্থ প্রদানের বিষয়টি নিশ্চিত করুন

গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ

প্রতারণা রোধ করতে, কর্মীদের তাদের তথ্য অন্য কারো সাথে শেয়ার করতে নিরুৎসাহিত করুন। তারা যে কোনও জালিয়াতির খবর পেলে তারা যেন ফ্যাক্টরি ম্যানেজমেন্টকে জানায়। জালিয়াতি প্রতিরোধে সচেতনতা বৃদ্ধির জন্য আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন ধরণের উপকরণ যেমন পোস্টার, ভিডিও ফ্যাক্টরিকে দিতে পারে। ফ্যাক্টরির শ্রমিকদের হিসাব নম্বর, মোবাইল নম্বর এবং বেতনের পরিমাণ গোপনীয় রাখা উচিত এবং গোপনীয়তা এবং সুরক্ষা বজায় রাখতে চূড়ান্তভাবে দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের কেবল প্রবেশাধিকার দেওয়া উচিত।

পে-রোল শীট এবং তহবিল স্থানান্তর করুন

হিসাব রক্ষণ বিভাগের পরিচালক, প্রকল্পের পরিচালক এবং আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীর সাথে সমন্বয় করে বেতনের সময় ও তারিখ নিশ্চিত করবেন।

বেতন প্রদানের তারিখ নির্ধারণ করুন

হিসাব রক্ষণ বিভাগের পরিচালক প্রকল্পের পরিচালক এবং আর্থিক পরিসেবা প্রদানকারীর সাথে সমন্বয় করে বেতনের সময় ও তারিখ নিশ্চিত করতে।

HERfinance ডিজিটাল মজুরি এবং মজুরি ডিজিটাইজেশন সম্পর্কে প্রশ্ন সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, দয়া করে ইমেল করুন getinvolved@herproject.org