2.0 如何制定数字化薪资行动计划?
重要提示
- 需要花时间计划一个阶段性的数字薪资工作
- 行动计划一经批准，随即动员工人集齐开户所需文档
2.1 我该如何动员中层管理者和工人加入进来?
i. 通知到中层管理者
当执行数字化薪资项目时候，通知到中层管理层并争取他们对项目的支持。中层在确保数字薪资的转化工作起着关键性的作用，他们可以帮助工人们理解如何在发薪日使用账户。
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中层管理者会议日程模板
- 数字化薪资的重要性和益处
- 其他工厂的成功案例
- 新的支付系统，账户功能和手续费，数字化薪资进程的时间表
- 支持数字化薪资转化的工作，并且需要培训工人如何使用他们的新账户。
ii. 告知员工
召开工厂大会
强烈 建议联合金融服务供应商召开两次工厂大会：
- 第一次工厂大会应该就新薪资系统，如何开户等信息通知到工人。通知时间安排在数字化薪资项目启动前。
- 第二次工厂大会应该安排在发薪日前，帮助工人掌握新薪资产品的使用方法。
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工厂大会会议议程模板1:
告知工人数字化薪资的事宜
- 数字化支付具体内容以及其益处
- 数字化薪资进程的时间表
- 开账户流程及所需的文件
- 介绍金融服务供应商团队，以及在项目进程重几个关键的沟通点。
- 问答环节
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工厂大会会议议程模板2:
使用新薪资产品前的准备工作
- 解释如何使用账户
- 打开账户
- 查看余额
- 金额进/出账户
- 转存金额
- 数字化薪资进程的时间表
- 开户流程和所需文档
- 介绍金融服务供应商团队，以及在项目进程重几个关键的沟通点
- 问答环节
如何成功组织工厂大会
- 人物：所有工人应该参加第一轮工厂大会，每次会议不超过100位工人参加。第二轮大会将视发薪的准备情况而定，仅邀请即将要首次启用数字账户的工人。
- 地点：开会地点需要远离生产车间。
- 时间：避开工人可能会疲累或饥饿的时间段
- 方法：使用公共公告/声音系统，让每个人都能听到。 如果条件允许，可播放视频。
- 时长：每个会议1个小时，确保会用中留足够的时间解答工人的提问，尤其女工的提问。
重要提示
- 张贴海报或使用其他材料来提升工人的意识水平-向金融服务供应商索取相关材料。
- 使用公告系统公布信息，分享新薪资系统的功能以及预防欺诈的知识，尤其在发薪日前公告。
- 为所有工人提供附加的产品和理财技能培训-比如RISE Transform Financial Health培训
- 为工人提供数字培训，帮助工厂学习数字薪资工具，强化知识。
考虑女工的需求并提供支持
| 女性面临的挑战 | 建议的解决方案 |
|---|---|
| 她们较少有机会使用财务服务。 | 培训一小组学习能力较强且沟通能力强的女工，接受完培训后，她们可以帮助她们的同伴。 |
| 一些女工在把钱交给家人前，可能隐瞒部分现金收入，归入自己的私人存款。数字薪资增加了财务透明度，这一点可能会让她们对数字薪资有所顾虑。在大多极端案例众， 当家人发现她私藏钱可能会伤害她。 | 联手金融服务供应商一起识别弱势的工人，为他们提供额外支持，如有需要，也可针对他们的需求开发一些产品解决方案。“HER理财”培训包含指导员工如何与家人沟通理财的模板（当面教工人使用学习工具）。为存在暴力风险的女性提供相关资源的支持。 |
| 一些女性可能需要她们的丈夫或父亲的允许，才能使用财务服务。 | 准备一些信件来说明工厂需要员工开设金融账户来收薪资。 证明由于工作需要，工人才需使用数字账户。使用信件说明可减低工人家属的反对力度。 |
与工人代表充分沟通
确保工人代表加入到项目中。建议邀请工人代表参加项目启动会，并开会向他们具体解释数字薪资对工人的益处，建立工人代表对项目的信任感。
2.2 为工人开户的时候，我应该考虑哪些因素?
项目领导者应该和金融服务供应商，人事部和中层管理者一同帮助工人来收集正确的文件，并留给工人足够开户时间
需要思考的问题
- 开启新薪资账户需要哪些文件？如果工人缺这些文件，工人应该去哪里，怎样才能索取这些文件？
- 金融服务供应商需要多久才能处理以及激活薪资账户？
- 金融服务供应商将怎样帮助缺失文件的工人？可否在工人提交文件前，帮助工人检查他们的文件吗？ 这样一来，尽可能减少因填表错误，签名错误或缺失文件等情况延误流程。
- 金融服务供应商可否在工作时间到工厂现场支持工人开户？
- 可通过移动钱包账户进行薪资数字化吗？如果可以， 工人能用手机操作吗？以及他们名下是否注册SIM卡？如果不可以，怎样才能帮助他们解决这个问题？
2.3 如何准备薪资单
决策哪些工人将成为第一批工人
薪资经理将与项目领导者一起决策工人的数量，以及其所在部门/片区/产线进行薪资数字化的次序。
准备工人账户账号的清单
薪资经理将维护数据：库包含单个工人的名字、工厂ID账号、产线、部门、账号、和账户信息，并且进行月度更新。
必须确保工人账户信息和电话号码被放置在一个安全保密的文档内，因为信息泄露有可能会招致欺诈电话。该文档在未设密码的情况下，不可被电邮至金融服务供应商处。
重要提示
- 准备薪资单的时候，一定要注意细节和截止日期。
- 确保至少2人一起在工人列表内输入工人账户信息，并做核对工作。
- 确保金融服务商及时收到工人的信息，避免延误发薪。
确保只支付给激活账户后的工人
- 薪资经理和金融服务供应商应该检查所有账户的激活状态。
- 如使用移动账户，薪资经理将核对薪资单上所有安装SIM卡的工人的信息。
重要提示
为了防止欺诈事件，请提醒您的工人切勿告知他人自己的账户信息，如接到诈骗电话，请报告给工厂。
工厂务必要对工人的账户号码，电话号码和薪资金额进行保密，以上信息只能让最终负责保密安全工作的人获取。
发薪资单以及转账
薪资经理将填写金融服务供应商提供的模板， 从而指导金融服务供应商如何支付薪水，并转账到其账户。
确认发薪日
薪资经理将与项目管理者以及金融服务供应商一起确认发薪时间和发薪日期。